培养工作

                                                                                                                        当前位置: 网站首页 >> 培养工作 >> 正文

                                                                                                                        山东大学资助研究生参加国际学术会议工作流程

                                                                                                                        【发布时间:2017-05-26 14:17:44 浏览次数: 作者: 来自: 责任编辑:研究生处】

                                                                                                                            根据学校最新要求,对于参加国际会议的研究生,申请资助和办理出国(境)手续分开办理。会议资助一年仅受理评选4次,请严格按照申请资助流程的时间办理(一)。参加国际会议(无论申请资助与否)需要办理出国(境)手续(请提前1-2个月),每周四受理,详见(二)。


                                                                                                                        一、申请资助流程

                                                                                                                        1.申请人于每年12月、3月、6月、9月后两周星期四上午到学院/医院教育处办理申请手续,须提交如下材料:

                                                                                                                            (1)《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》;

                                                                                                                            (2)会议主办方出具的正式邀请函录用通知(一式两份)、论文录用类别(ORAL或POSTER)证明(请附正式证明函件有官方签名或大会正式program),邀请函需提供导师签名的中文翻译件;

                                                                                                                        (3)提交导师审核签字论文原稿,格式按国内外正式期刊投稿格式,且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位;

                                                                                                                        (4)外语水平证明;

                                                                                                                        (5)会议日程,个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章);

                                                                                                                        (6)正高级专家推荐信两封。

                                                                                                                         (7)山东大学研究生申请国际会议资助汇总表


                                                                                                                        2.导师、学院(或所在医院教育处)对研究生提交的材料进行审核,在《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》上签署意见,并由主管院长签字盖章;同一学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议,请由所在学院(或所在医院教育处)进行推荐排序不同学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议自备上述(1)-(4)材料电子版(发送至py@sdu.edu.cn),由齐鲁医学院研究生处组织专家组进行推荐排序,未接受过资助者优先考虑。

                                                                                                                            3. 《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》需加盖单位(或所在医院教育处)公章,申请材料以学院(或所在医院)为单位,每年12月、3月、6月、9月后两周星期四上午交至齐鲁医学院研究生处(综合楼610室,电子版发送至py@sdu.edu.cn,由齐鲁医学院统一报送研究生院。


                                                                                                                            二、办理出国(境)审批手续

                                                                                                                        1.个人申请材料:

                                                                                                                        国际事务部网站——出入境事务——出国出境——相关下载——《山东大学因公出国、赴港澳申报表》,并附邀请信复印件中文翻译件个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章)、山东大学研究生短期出境(国)汇总表。申报表填写问题可咨询电话88364544,特别注意出境时间、入境时间须与邀请函时间一致,因时差问题可提前1天,晚回2天。经费来源须填写,申请国际会议资助同学,如导师同时给与资助者,可填写科研经费或导师指定经费。请与本单位保密员核实派出人员是否涉密,如为涉密人员,按其规定处理。

                                                                                                                        2.学院/医院教育处审核:《山东大学因公出国、赴港澳申报表》、山东大学研究生短期出境(国)汇总表需所在单位负责人签署意见并加盖公章(临床医学需所在医院教育处盖章)。山东大学研究生短期出境(国)汇总表》电子版发至py@sdu.edu.cn。

                                                                                                                        3.每周四上午提交申请材料纸质版、汇总表电子版到齐鲁医学院研究生处办理,统一上交研究生院:B317审核-B305签字-B331盖章。

                                                                                                                        4.国际事务部办理审批手续:国际事务部C315。

                                                                                                                        5.赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站。


                                                                                                                            三、报销流程(每周三上午)

                                                                                                                        研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

                                                                                                                        1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn,py@sdu.edu.cn。总结模板见附件。

                                                                                                                        2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。

                                                                                                                        国际事务部会审核后,提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。

                                                                                                                        3.财务报账大厅审核、填写报销单

                                                                                                                        (1)携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。

                                                                                                                        (2)从财务报账大厅领取 “山东大学差旅费结算表”,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。

                                                                                                                         4.办理好以上手续,携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和“山东大学差旅费结算表”等报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B317)办理相关手续。参会相关材料包括:

                                                                                                                        (1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;

                                                                                                                        (2)护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件;

                                                                                                                        (3)相关发票原件;

                                                                                                                        (4)山东大学出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。


                                                                                                                        四、其他

                                                                                                                        1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。

                                                                                                                        2.如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

                                                                                                                        3.2017山大公派项目QQ群 237251702,入群者申请加入参加“国际会议讨论组”

                                                                                                                        4.资助额度参照学校有关文件进行-《关于《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定》。

                                                                                                                         

                                                                                                                        上一条:转:关于推选2016-2017学年百人会英才奖学金候选人的通知
                                                                                                                        下一条:转:关于对2015级硕博连续培养研究生转博资格考试通过名单进行公示的通知(二)

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